Software prenotazioni per personal trainer: come sceglierlo

Cosa controllare, in breve

• I clienti prenotano e pagano dal telefono, senza app e senza password.
• Puoi vendere pacchetti di sedute e abbonamenti mensili.
• La tua regola di disdetta viene applicata in automatico.
• Per le sedute individuali puoi chiedere un acconto.
• I soldi arrivano sul tuo conto.
• Conosci tutti i costi in anticipo, comprese le commissioni sulle carte.
• La pagina di prenotazione e le email sono in italiano.

Prenotare dal telefono, senza app e senza password

Il cliente apre un link, sceglie un orario e paga. Dovrebbe bastare questo. Ogni passaggio in più, come scaricare un'app o creare una password, ti fa perdere prenotazioni. Succede soprattutto con chi ti contatta per la prima volta.

Prima di scegliere, fai una prova. Prenota una seduta dal tuo telefono come farebbe un cliente e conta i passaggi fino al pagamento.

Verifica che si possa pagare con Apple Pay o Google Pay. Spesso il cliente non ha la carta a portata di mano, ma il telefono sì.

Pacchetti e abbonamenti mensili

La maggior parte dei personal trainer vende pacchetti, per esempio 10 sedute a un prezzo fisso, oppure un abbonamento mensile con un certo numero di sedute. Il software deve tenere il conto delle sedute rimaste e mostrarlo anche al cliente. Così non devi mai discutere se ne mancano due o tre.

• Puoi dare una scadenza al pacchetto? Per esempio 10 sedute da usare in 4 mesi.
• L'abbonamento può includere un numero fisso di sedute al mese, come 4 o 8?
• Le sedute non usate passano al mese dopo, e puoi decidere un limite?
• Il cliente può pagare un pacchetto costoso a rate?

Regole di disdetta applicate dal software

Scegli una regola chiara. Per le sedute individuali si usano spesso 24 ore. Se il cliente disdice in tempo, la seduta gli viene restituita. Se disdice tardi, la seduta conta come fatta.

L'importante è che sia il software ad applicarla. Così non devi decidere caso per caso e non devi trattare con nessuno. Scrivi la regola anche sulla tua pagina di prenotazione, in un punto ben visibile.

Un acconto per le sedute individuali

Con la prova gratuita o la prima seduta capita più spesso che qualcuno non si presenti. Un piccolo acconto al momento della prenotazione aiuta. Chi ha già pagato qualcosa tende a venire, o almeno ad avvisare.

Controlla che il software tenga traccia del saldo. Devi poter vedere in ogni momento chi ti deve ancora qualcosa e mandargli un link per pagare.

I soldi arrivano sul tuo conto

Chiedi sempre dove finiscono i pagamenti. La soluzione più semplice è che arrivino sul tuo conto di pagamento e da lì sul tuo conto in banca. Vedi ogni incasso e non aspetti che qualcun altro ti giri i soldi.

Pensa anche a chi preferisce il bonifico. Dovresti poter mandare una fattura da pagare con bonifico con la stessa facilità di un link di pagamento.

Quanto costa un software prenotazioni per personal trainer

Prendi un mese normale e calcola quanto pagheresti in tutto. Parti da quanto incassi con carta, quanti pagamenti ricevi e quanti clienti hai. Poi somma queste voci:

• Canone mensile e costo di attivazione
• Percentuale sui pagamenti, e se c'è un tetto massimo
• Commissioni sulle carte del servizio di pagamento
• Costi di prenotazione a carico dei tuoi clienti
• Funzioni a pagamento, come abbonamenti o liste d'attesa
• Durata del contratto e preavviso per disdirlo

Un esempio da rifare con i tuoi numeri: se incassi 2.000 € al mese con carta, l'1% fa 20 €. Confronta questa cifra con un canone fisso, sia nei mesi tranquilli sia in quelli pieni.

La lingua dei tuoi clienti

I tuoi clienti devono ricevere la pagina di prenotazione, la conferma e il promemoria in italiano. Una pagina tradotta a metà ti porta domande in più. Se lavori anche con clienti stranieri, è utile che ognuno possa scegliere la propria lingua.

Con Coachfront la pagina di prenotazione e le email ai clienti sono in sette lingue, tra cui italiano e inglese. Ogni cliente sceglie la sua.

Dove si inserisce Coachfront

Coachfront è un sistema di prenotazione e pagamenti online per personal trainer, piccoli studi, massaggiatori, terapisti sportivi e coach online. I clienti prenotano senza password e pagano con carta, Apple Pay o Google Pay.

Puoi vendere pacchetti con scadenza, abbonamenti mensili con un numero fisso di sedute e sedute individuali con acconto facoltativo. I pacchetti si possono pagare da 2 a 6 rate mensili. La regola di disdetta la decidi tu, e i crediti o i rimborsi tornano indietro in automatico.

Non c'è un canone mensile né un costo di attivazione. Tratteniamo l'1% dei pagamenti online, mai più di 49 € al mese. La commissione di Stripe sulle carte è a parte. I soldi vanno sul tuo account Stripe. Paghi mese per mese, senza contratto. Coachfront non scrive i programmi di allenamento.

Risposte rapide

Un personal trainer ha davvero bisogno di un software di prenotazioni?

All'inizio non per forza. Un software di prenotazioni diventa utile quando devi seguire pacchetti, pagamenti e disdette di più clienti contemporaneamente.

Quanto deve essere l'acconto per una seduta individuale?

Lo decidi tu. Per una seduta da 50 €, per esempio, un acconto di 15 € è una cifra ragionevole. Il resto il cliente lo paga alla seduta o dopo, con un link di pagamento.

Quanto costa Coachfront?

Non c'è un canone mensile. Tratteniamo l'1% dei pagamenti online, mai più di 49 € al mese. La commissione di Stripe sulle carte è a parte. I tuoi clienti non pagano costi di prenotazione.

Con Coachfront i clienti possono pagare a rate?

Sì, con Coachfront i pacchetti si possono pagare a rate mensili, da 2 a 6. Il cliente vede le date delle rate prima di pagare.