Buchungssoftware für Personal Trainer: worauf du achten solltest

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Kunden buchen und zahlen am Handy, ohne App und ohne Passwort.
• Du kannst Pakete wie eine 10er-Karte und Monatsabos verkaufen.
• Deine Stornofrist wird automatisch angewendet.
• Für Einzeltermine ist eine Anzahlung möglich.
• Das Geld geht auf dein eigenes Konto.
• Alle Kosten sind vorher klar, auch die Kartengebühren.
• Buchungsseite und E-Mails gibt es auf Deutsch.

Buchen am Handy, ohne App und ohne Passwort

Deine Kunden öffnen einen Link, wählen eine Zeit und zahlen. Mehr Schritte sollte es nicht geben. Jeder zusätzliche Schritt, etwa eine App aus dem Store oder ein neues Passwort, kostet dich Buchungen. Gerade neue Kunden brechen an dieser Stelle oft ab.

Teste das selbst, bevor du dich entscheidest. Buche auf deinem eigenen Handy einen Termin, so wie ein Kunde es tun würde. Zähle die Schritte bis zur fertigen Zahlung.

Prüfe, ob Kunden mit Apple Pay oder Google Pay zahlen können. Viele haben ihre Karte gerade nicht zur Hand, ihr Handy aber schon.

Pakete und Monatsabos

Die meisten Personal Trainer verkaufen Pakete, zum Beispiel 10 Einheiten zu einem festen Preis, oder ein Monatsabo mit einer festen Zahl an Terminen. Die Software sollte mitzählen, wie viele Einheiten noch übrig sind, und das auch dem Kunden zeigen. So gibt es keine Diskussion darüber, ob noch zwei oder drei Termine offen sind.

• Kann ein Paket ein Ablaufdatum haben? Zum Beispiel 10 Einheiten in 4 Monaten.
• Kann ein Monatsabo eine feste Zahl an Terminen enthalten, etwa 4 oder 8?
• Werden ungenutzte Termine in den nächsten Monat übernommen, und kannst du dafür eine Grenze festlegen?
• Lässt sich ein teures Paket in Raten zahlen?

Stornofristen, die die Software durchsetzt

Leg eine klare Frist fest, bei Einzelterminen oft 24 Stunden. Sagt ein Kunde rechtzeitig ab, bekommt er die Einheit zurück. Sagt er zu spät ab, gilt die Einheit als genutzt.

Wichtig ist, dass die Software diese Regel selbst anwendet. Dann musst du nicht jedes Mal einzeln entscheiden und auch nicht mit Kunden darüber verhandeln. Schreib die Frist außerdem gut sichtbar auf deine Buchungsseite.

Anzahlung für Einzeltermine

Bei einem Probetraining oder einer ersten Einheit kommt es öfter vor, dass jemand einfach nicht erscheint. Eine kleine Anzahlung bei der Buchung hilft dagegen. Wer schon etwas bezahlt hat, kommt eher oder sagt rechtzeitig ab.

Achte darauf, dass die Software den Restbetrag festhält. Du solltest jederzeit sehen, wer dir noch etwas schuldet, und dem Kunden einen Zahlungslink schicken können.

Das Geld geht auf dein eigenes Konto

Frag nach, wohin die Zahlungen fließen. Am einfachsten ist es, wenn das Geld direkt auf deinem eigenen Zahlungskonto landet und von dort auf dein Bankkonto geht. Dann siehst du jede Zahlung selbst und musst nicht warten, bis ein Anbieter auszahlt.

Denk auch an Kunden, die lieber überweisen. Eine Rechnung zur Überweisung sollte sich genauso einfach erstellen lassen wie ein Zahlungslink.

Was kostet eine Buchungssoftware für Personal Trainer?

Rechne für einen normalen Monat nach, was du insgesamt zahlen würdest. Nimm dafür deine Einnahmen per Karte, die Zahl der Zahlungen und die Zahl deiner Kunden. Diese Posten gehören dazu:

• Monatsgebühr und Einrichtungsgebühr
• Prozentuale Gebühr auf Zahlungen, und ob es dafür eine Obergrenze gibt
• Kartengebühren des Zahlungsanbieters
• Buchungsgebühren, die deine Kunden zahlen
• Aufpreise für Funktionen wie Abos oder Wartelisten
• Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist

Ein Beispiel zum Nachrechnen: Bei 2.000 € Karteneinnahmen im Monat sind 1 % genau 20 €. Vergleich diesen Betrag mit einer festen Monatsgebühr, für ruhige und für volle Monate.

Die Sprache deiner Kunden

Deine Kunden sollten die Buchungsseite, die Bestätigung und die Erinnerung auf Deutsch bekommen. Halb übersetzte Seiten führen zu Rückfragen. Hast du auch Kunden, die lieber Englisch oder eine andere Sprache lesen, hilft es, wenn jeder seine Sprache selbst wählen kann.

Bei Coachfront gibt es die Buchungsseite und die E-Mails an Kunden in sieben Sprachen, darunter Deutsch und Englisch. Jeder Kunde wählt seine eigene.

Wo Coachfront passt

Coachfront ist eine Buchungs- und Zahlungssoftware für Personal Trainer, kleine Studios, Masseure, Sporttherapeuten und Online-Coaches. Kunden buchen ohne Passwort und zahlen per Karte, Apple Pay oder Google Pay.

Du verkaufst Pakete mit Ablaufdatum, Monatsabos mit einer festen Zahl an Terminen und Einzeltermine mit optionaler Anzahlung. Pakete können Kunden in 2 bis 6 Monatsraten zahlen. Deine Stornofrist legst du selbst fest, Guthaben oder Erstattungen gehen dann automatisch zurück.

Es gibt keine Monatsgebühr und keine Einrichtungsgebühr. Coachfront behält 1 % der Online-Zahlungen ein, nie mehr als 49 € im Monat. Die Kartengebühr von Stripe kommt separat dazu. Das Geld geht auf dein eigenes Stripe-Konto. Coachfront ist monatlich kündbar, ohne Vertragslaufzeit. Trainingspläne schreibt Coachfront nicht.

Kurze Antworten

Brauche ich als Personal Trainer überhaupt eine Buchungssoftware?

Am Anfang nicht unbedingt. Eine Buchungssoftware lohnt sich, sobald du für mehrere Kunden Pakete, Zahlungen und Absagen im Blick behalten musst.

Wie hoch sollte die Anzahlung für einen Einzeltermin sein?

Das legst du selbst fest. Bei einer Einheit für 75 € sind zum Beispiel 20 bis 25 € ein vernünftiger Betrag. Den Rest zahlt der Kunde beim Termin oder später per Zahlungslink.

Was kostet Coachfront?

Es gibt keine Monatsgebühr. Coachfront behält 1 % der Online-Zahlungen ein, nie mehr als 49 € im Monat. Die Kartengebühr von Stripe kommt separat dazu. Deine Kunden zahlen keine Buchungsgebühr.

Können Kunden bei Coachfront in Raten zahlen?

Ja, Pakete lassen sich bei Coachfront in 2 bis 6 Monatsraten zahlen. Die Termine der Raten sehen Kunden vor dem Bezahlen.